Polska ustawa o ochronie sygnalistów stanowi implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawcy będą mieli obowiązek ustanowienia procedur, rozwiązań prawnych i organizacyjnych oraz wdrożenia narzędzi umożliwiających sygnaliście (pracownikowi) zgłoszenie naruszeń prawa kanałem wewnętrznym firmy.
Kogo dotyczą nowe obowiązki?
Ustawę stosuje się do pracodawców zatrudniających min. 50 pracowników według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia, w tym również na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz współpracowników w ramach kontraktów B2B. Etaty cząstkowe sumują się.
Kryterium zatrudnienia nie ma jednak zastosowania do podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług finansowych, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, a także doinstytucji zobowiązanych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML). Instytucje takie jak m.in. biura obrotu nieruchomościami, pośrednicy ubezpieczeniowi, kantory wymiany walut, biura rachunkoweoraz fundacje zobowiązane będą wdrożyć ustawę niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników.
Podmioty zatrudniające mniej niż 50 pracowników, mogą fakultatywnie wdrożyć system ochrony sygnalistów, wówczas zgłoszenia następować będą kanałem wewnętrznym firmy, a nie bezpośrednio organom zewnętrznym.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą nie będzie osoba ustanawiana przez pracodawcę. Sygnalistą stanie się osoba, która dokona zgłoszenia naruszenia prawa. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości zostanie objęta daleko idącą ochroną, o ile spełni określone warunki.
Ochrona sygnalisty wystąpi, gdy zgłaszający będzie posiadał uzasadnione podstawy, aby sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia:
- jest prawdziwa w momencie zgłoszenia, oraz
- stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalistą będzie mógł zostać m.in.:
- pracownik,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy
(np. umowy cywilnoprawne), - stażysta,
- wolontariusz,
- praktykant,
- osoba rekrutująca i były pracownik.
Sygnalistą jest też osoba pomagająca w zgłoszeniu lub powiązana ze zgłaszającym
(np. węzłami rodzinnymi).
Jakich nieprawidłowości może dotyczyć zgłoszenie?
Nowy projekt ustawy rozszerzył katalog nieprawidłowości. Według przepisów, naruszenie może dotyczyć następujących kwestii:
- wolności i praw człowieka i obywatela,
- korupcji,
- handlu ludźmi,
- prawa pracy,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i ochrony danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE,
- rynku wewnętrznego UE, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Sygnalistą może być np. osoba, która zgłosi nadużycia polegające na przekraczaniu 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy.
Zakaz działań odwetowych
Projektowane rozwiązania mają chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa. Sygnalista, który dokonał legalnego zgłoszenia, podlega ochronie przed działaniami odwetowymi.
Na czym mogą polegać działania odwetowe?
- odmowa nawiązania stosunku pracy,
- wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia,
- niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę po rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony – w przypadku, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
- obniżenie wynagrodzenia,
- wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu,
- pominięcie przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą, innych niż wynagrodzenie, lub obniżenie wysokości tych świadczeń,
- przeniesienie pracownika na niższe stanowisko,
- zawieszenie pracownika w wykonywaniu obowiązków,
- niekorzystana zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
- negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy,
- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego,
- przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
- mobbing,
- dyskryminacja,
- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
- nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie,
- działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży,
- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych.
- Jeżeli pracodawca podejmie takie działania wobec sygnalisty, będzie musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi, uzasadnionymi powodami, na pracodawcy spoczywa ciężar dowodowy.
Co grozi za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty?
Jeżeli działania odwetowe wyrządzą sygnaliście szkodę, będzie mógł żądać od pracodawcy odszkodowania i to w pełnej wysokości.
Ponadto, za podejmowanie działań odwetowych grozi odpowiedzialność karna, łącznie z karą pozbawienia wolności do 2 lat, a gdy sprawca działa uporczywie – do 3 lat.
Nowe obowiązki
Przepisy wymagają od pracodawców:
- opracowania i wdrożenia kanałów przyjmowania zgłoszeń,
- wyznaczenia osoby uprawnionej do przyjmowania zgłoszeń,
- ustalenia odpowiedniej procedury zgłoszeń wewnętrznych,
- opracowania i wdrożenia procedury działań następczych,
- wyznaczenia bezstronnej osoby do podejmowania działań następczych,
- prowadzenia rejestru zgłoszeń.
Działania następcze
Podstawowym obowiązkiem pracodawców będzie przyjmowanie zgłoszeń
i podejmowanie działań następczych, do których zalicza się:
- ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
- przeciwdziałanie naruszeniom prawa, którego dotyczy zgłoszenie (w tym postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych bądź zamknięcie procedury).
- Przyjmowane zgłoszeń można powierzyć osobie lub jednostce wewnętrznej lub podmiotowi zewnętrznemu. Z kole działania następcze będzie można podejmować wyłącznie przez osoby lub jednostki wewnętrzne, które cechuje bezstronność.
Kanały przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa
Ustawodawca przewiduje 3 kanały przyjmowania zgłoszeń:
- ustne (w tym telefonicznie lub za pośrednictwem systemów komunikacji głosowej),
- papierowe,
- elektroniczne.
Podsumowanie
Jeżeli jesteś pracodawcą i nie wdrożysz systemu ochrony sygnalistów, nie będziesz podejmował działań w reakcji na zgłoszenie lub będziesz podejmował działania odwetowe względem sygnalisty, zgodnie z projektowanymi przepisami, możesz ponieść odpowiedzialność karną. Wybór przepisów karnych jako środka motywacji do wdrożenia systemu może się wydawać nazbyt restrykcyjny, ale ustawodawca wyszedł z założenia, że w ochronie porządku prawnego sygnalista ma pełnić doniosłą rolę.
Uchwalenie ustawy i jej wejście w życie powtórzy chaos organizacyjny, jaki rozpętał się późną jesienią 2021 roku, kiedy obowiązkowo należało wdrożyć system w sektorze publicznym. Dobrze opracowany kanał przyjmowania zgłoszeń wymaga przygotowań, aby był bezpieczny dla sygnalistów i niósł korzyści przedsiębiorcom. Kanał ten powinien być skrojony na miarę dla danej organizacji, nie da się kupić gotowych rozwiązań.
o autorze